Tegye átláthatóvá és könnyen kezelhetővé irattárát
A ProTime RM – Irattári Nyilvántartó Program az irattárban tárolt iratok elektronikus nyilvántartására szolgál, szabadon definiálható és könnyen kezelhető adatfelviteli, keresési és nyomtatási felületekkel, szigorú jogosultsági rendszerrel.
A méret és a tárolási struktúra nem akadály
A több mint 20 éves irattári tapasztalat alapján létrehozott rendszert mindenre felkészítettük, hogy az alap elvárásokon felül a mai modern kihívásokra is megoldást tudjunk nyújtani. Így a papír alapon tárol dokumentumokan felül készen állunk a digitális iratok/dokumentumok tárolására és kezelésére is.
Az alábbi főbb funkciókkal rendelkezik a rendszer!
TÁROLÁSI STRUKTÚRÁK
A rendszerben lehetőség van számos tárolási fajta közül választani, így az alap tárolások a doboz vagy irat szintűen felül, a raklap vagy dosszié közül is választhatnak a felhasználók.
ÁTADÁS-ÁTVÉTEL
Elektronikus funkciókkal segíti a rendszer az átadás-átvételi folyamatokat. Ez igaz az iratok/dobozok be- illetve kitárolására és a selejtezésre is.
KERESÉS
Minden meglévő adatra vissza lehet keresni így gyorsan elérhető bármilyen anyag, akár full text kereséssel is. Többször használt keresések menthetőek.
IRATTÁRI TERV
Érvényes irattári terv szerinti működés. Cégcsoport esetén egyszerre több irattári terv is használható egyszerre. Visszamenőleg minden lezárt irattári terv is elérhető.
JOGOSULTSÁG
Szigorú jogosultsági rendszernek köszönhetően mindenki csak azokat az iratokat/dobozokat látja illetve csak azokat a funkciókat éri el amihez hozzáférése van.
SELEJTEZÉS
Iratok/dobozok évenkénti egyszerű selejtezése. A rendszer a selejtezésről jegyzőkönyvet készít és mellé csatolja a selejtezési jegyzéket.
KÖLCSÖNZÉS
A teljes kölcsönzési folyamat elektronizálható, minden lépés pontosan követhető, minden résztvevő értesítést kap a folyamatokról és a határidők is figyeli a rendszer.
JEGYZŐKÖNYVEK GENERÁLÁSA
Számos jegyzőkönyvet lehet generálni a rendszerből, például átadás-átvételi, selejtezési, megsemmisítési, megsemmisülési.
FIZIKIAI HELYEK NYILVÁNTARTÁSA
Minden egyes tárolóhelyet pontosan meg lehet határozni. Fel lehet venni az irattárakat, irattári helységeket, sorokat, oszlopokat, polcokat. A rendszer megmutatja az üres helyeket.
DOBOZRENDELÉS
Rendszeren belül lehet a felhasználóknak/szervezeteknek üres dobozt igényelnie, illetve a rendszer figyeli a raktárkészletet és ha adott mennyiség alá csökken jelzi az irattárnak.
LEADÁS
Lehetőség van a felhasználóknak / szervezeteknek a leadási szándékot a rendszeren belül jelezni az irattár felé és csatolni a leadás tartalmát.
BIZTONSÁG
Fontos az ügyfeleink adatainak védelme, ezért a rendszerbe bekerült dokumentumok AES 256 bit-es titkosítással vannak ellátva.
HITELES TÁROLÁS
A rendszerben elektronikus tárolt dokumentumokat lehetőség van hitelesíteni, azaz elektronikus aláírással és időbélyeggel ellátni ezzel megfelelve az archiválási szabályoknak.